【職場英語】收發英文Email靠晒翻譯工具事主慨嘆：一開會就見真章⋯⋯

CTgoodjobs' Editor

Published: 2023-02-06

Updated: 2023-02-06 16:05

現今世代中，歐亞企業之間的生意往來越趨緊密，辦公室日常工作中的英文書信往來已是非常普遍。有網友最近在Dcard討論區發文，指自己的英語水平一般，然而日常工作需要跟進英文書信文件及參加國外會議，令其倍感壓力。身處職場之中，打工仔又應該如何在有限時間內自行進修英語？

按圖了解事主睇法：

事主：大學畢業兩年了，進來這間公司一個月多了，面試時說過自己的程度跟英文自我介紹之類的。

事主：被錄取之後發現工作上需要一些收發英文書信及跟進國外會議，但會議大部分只是聽而已，頻率一個月大概兩三次。

事主：我很怕進行國外會議時聽不懂或以後需要表達意見⋯⋯英文書信至少還能依靠翻譯等工具，但因為這是我沒接觸過的領域，心裡建設還在建立。

事主：同時也發現我因為英文對自己的工作欠缺自信，感到有壓力、表現不佳。

事主：家人朋友說我想太多，叫我神經大條一點，但我還是會在睡醒的時候感到煩躁跟壓力，睡眠質素也不好。

事主：英文程度大概是只敢說，但文法很差，而且聽的部分開會時大部分都聽不懂，也沒同事可以幫忙。

事主：讀寫有比一開始時進步，但還是很依賴翻譯工具，文法要重練一邊，但還是很痛苦，單字量不夠，還在想辦法撐。

事主：聽說過公司有年輕同事都有在補英文，不知道其他外商公司有多少人有補習？

事主：很想參考大家在外商相關的經驗，有人是一進去外商發現要加強英文的嗎？然後都怎麼加強的？

即睇網民回覆：

網民：凡事起頭難，我剛進外商時也是吃力，久了就漸入佳境。多花時間看信，看久了就會；會議聽不懂的話就請教同事做提問，不懂就問，如果是要做會議報告的，提前準備做逐字稿，久了就OK的。

網民：關於家教，要提醒一下，要找有相關從業經驗的，不然都是教生活英文或是既有教材，對你工作的幫助會很有限。

網民：現在的線上會議都有即時英文字幕，比較聽不懂的話可以從字幕開始。

網民：之前遇過這種同事，覺得好煩還要幫他翻譯，後來討論後就決定讓他做全部的文書工作。

網民：跟你一樣，剛入職就被逼參加英文會議，基本上工作相關信件都是英文。一開始真的超緊張，但後來就算講錯或是講得不好頂多就重新再講一次就好。

網民：敢說就夠了，一開始大家都很卡，後來只會用到習慣的單字，一切就簡單了，現在連印度腔也能聽懂！

網民：我在國外十年英文也沒變好，能把要講的說明白、把交代的聽明白就好。聽不懂就直說，養成不背鍋的好習慣。

其實要寫出專業英語郵件並沒有想像中困難，只要跟着以下4個步驟，在開頭撰寫來信目的，讓閱者快速抓到文章重點，就能夠寫出架構完整、內容清晰的英文郵件。

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第一步：Opening 開首
英文書信主張「結果論」，因此一般書信會先講明來意，再解釋原因。

開頭常用句型包括：
I’m writing to let you know that…（我來信的目的是⋯⋯）
I would like to…（我想要⋯⋯）
This email is to notify you that…（這封信主要通知你⋯⋯）
I’m writing in reference to...（這封信是關於⋯⋯）
This letter serves as…（本封信主要⋯⋯）

第二步：Reason 原因
在講明來信目的之後，就可以開始解釋相關細節或來信主旨的原因。

常用句型包括：
Our plans are unexpectedly changed, so we want to reschedule the meeting.（我們的計畫出現了意外的變化，因此我們想更改會議時間。）

第三步：Action 行動
當說明目的與原因後，就可以在信中說明自身或期望對方採取的行動。

常用句型包括：
I hope we can postpone the meeting to next Tuesday.（我希望我們可以將會議延期至下周二。）

第四步：Closing 結尾
結尾多數用來表示自身的想法或對事情未來的期待。

常用句型包括：
We’re sorry for your inconvenience.（我們很抱歉為您帶來不便。）
I am looking forward to hearing from you soon.（我期待近日能收到您的來信。）
Let me know if you have any questions.（若有任何問題請再告知。）
Please do not hesitate to contact me if you have further questions or concerns.（若後續有任何問題或疑慮，歡迎立即與我聯繫。）

商業的英文書信不能寫得太接近口語，有損專業形象。想展示專業的一面，詞庫又不太夠，可於日常工作時將實用詞彙記下隨時重溫，長此下下去自然刻骨銘心。

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