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【人才管理】對抗疫情 企業宜設員工保護制度
【人才管理】對抗疫情 企業宜設員工保護制度
2020-06-05
對現代企業而言，員工才是最寶貴的資產，更是企業提升核心競爭力所在。關懷員工的企業方能鼓勵員工更用心地為客戶提供優質服務。因此，企業除了有責任提升員工的知識及技能外，更應在自然災害、疫情爆發等突發情況下，優先並且充份照顧員工的權益和安全。
在應對突發事件時，企業必須盡快設立內部的危機管理團隊，即使在外公幹的員工遭遇突發事件，也能做迅速作出反應。團隊需要有協調能力的重要部門，令相關部門得以迅速達成一致的決定。管理團隊應該根據內部持分者部署明確的角色和職責，如公幹管理、企業安全、人力資源和法務等內部人員。此外，更需要確定有外部持分者參與，例如商務旅行管理公司和風險管理提供商等。
除此之外，企業更應設立緊急聯絡方法，並確保聯繫無阻。無論是正前往辦公室還是在外地公幹的員工都能在突發事件發生時，立即通過緊急聯絡方法通知公司。若事件影響到整個辦公地點，企業便應當利用雙向的信息傳遞工具，發出自動警示，確保員工在抵達辦公地點前收到通知。
與員工保持聯繫，隨時隨地提供支持
人們對時政動態和地區不安全因素更加敏感，會盡量減少存在風險的出差。 根據SAP Concur最新的調查報告，為安全起見，接近三分二的亞太區受訪者（66%）表示會於出外工幹時與別人分享其所在位置，例如緊急聯絡人。由此可見，個人安全絕對是員工在外公幹的頭等大事，絕對值得企業關注。
為了妥善照顧在外公幹的員工，企業應實時確認員工所在位置，並預測當地的相關風險，在員工需要時馬上提供緊急協助，提供即時回應。這些都可以透過高效的員工風險管理和安全溝通解決方案來協助。
在員工數量眾多的情況下，一些具前瞻性的大型企業尚可聘請全球健康、安全和商務旅行支援服務供應商，以提供醫療及員工海外撤離等服務。面臨突發情況時，如企業安全或商務旅行部門不勝負荷，服務供應商亦可及時提供協助•。
如果突發事件的形勢較為嚴重，如面臨旅行限制等問題，企業內部負責商務旅行的相關系統應快速更新政策，並確保證人力資源部和管理層能充分了解員工的實時狀態。數碼化完善的企業所具備的商務旅行系統可預測當地的風險指數，就員工應否繼續前往該地區作出評估。對於那些經已在外公幹中的員工，企業更應制定明確政策，並提供安全指引。
目前，已有應用程式能為打算進行商務旅行的員工在出發前提供有關參考，包括某些國家的風險評估報告等，幫助企業和員工了解任何可能影響行程的事項，並深入了解目的地國家的政治、社會和金融穩定性。
建立高效率的遙距辦公系統
如因疫情導致員工須在家辦公，公司仍可採取相關措施以確保員工的工作不受影響，例如制定綜合的生產計劃、部署遙距通訊系統、安排定期線上打卡，以及其他各種方便員工在家辦公的安排。
如今絕大部分員工家中都已經配備寬頻網絡，若企業主動承擔相關通訊工具及費用，將大大鼓勵員工的積極性並提高在家辦公的效率。利用先進的數碼化費用管理系統，企業能透過全程電子化來報銷賬單和收據，免除員工的後顧之憂，令他們樂於運用自己的設備在家工作。
設立突發事件員工保護制度
為了及時應對突發事件，企業應為所有員工（駐守及外出公幹）制定相關的保護制度。業務經理須懂得如何在緊急情況下與員工定期溝通、並了解員工的憂慮。 企業亦要定期舉行演習或場景模擬，並根據相關結果來檢討制度及加以修改。在應對突發事件時，企業必須盡快設立內部的危機管理團隊，即使在外公幹的員工遭遇突發事件，也能做迅速作出反應。團隊需要有協調能力的重要部門，令相關部門得以迅速達成一致的決定。管理團隊應該根據內部持分者部署明確的角色和職責，如公幹管理、企業安全、人力資源和法務等內部人員。此外，更需要確定有外部持分者參與，例如商務旅行管理公司和風險管理提供商等。
除此之外，企業更應設立緊急聯絡方法，並確保聯繫無阻。無論是正前往辦公室還是在外地公幹的員工都能在突發事件發生時，立即通過緊急聯絡方法通知公司。若事件影響到整個辦公地點，企業便應當利用雙向的信息傳遞工具，發出自動警示，確保員工在抵達辦公地點前收到通知。
與員工保持聯繫，隨時隨地提供支持
人們對時政動態和地區不安全因素更加敏感，會盡量減少存在風險的出差。 根據SAP Concur最新的調查報告，為安全起見，接近三分二的亞太區受訪者（66%）表示會於出外工幹時與別人分享其所在位置，例如緊急聯絡人。由此可見，個人安全絕對是員工在外公幹的頭等大事，絕對值得企業關注。
為了妥善照顧在外公幹的員工，企業應實時確認員工所在位置，並預測當地的相關風險，在員工需要時馬上提供緊急協助，提供即時回應。這些都可以透過高效的員工風險管理和安全溝通解決方案來協助。
在員工數量眾多的情況下，一些具前瞻性的大型企業尚可聘請全球健康、安全和商務旅行支援服務供應商，以提供醫療及員工海外撤離等服務。面臨突發情況時，如企業安全或商務旅行部門不勝負荷，服務供應商亦可及時提供協助•。
如果突發事件的形勢較為嚴重，如面臨旅行限制等問題，企業內部負責商務旅行的相關系統應快速更新政策，並確保證人力資源部和管理層能充分了解員工的實時狀態。數碼化完善的企業所具備的商務旅行系統可預測當地的風險指數，就員工應否繼續前往該地區作出評估。對於那些經已在外公幹中的員工，企業更應制定明確政策，並提供安全指引。
目前，已有應用程式能為打算進行商務旅行的員工在出發前提供有關參考，包括某些國家的風險評估報告等，幫助企業和員工了解任何可能影響行程的事項，並深入了解目的地國家的政治、社會和金融穩定性。
建立高效率的遙距辦公系統
如因疫情導致員工須在家辦公，公司仍可採取相關措施以確保員工的工作不受影響，例如制定綜合的生產計劃、部署遙距通訊系統、安排定期線上打卡，以及其他各種方便員工在家辦公的安排。
如今絕大部分員工家中都已經配備寬頻網絡，若企業主動承擔相關通訊工具及費用，將大大鼓勵員工的積極性並提高在家辦公的效率。利用先進的數碼化費用管理系統，企業能透過全程電子化來報銷賬單和收據，免除員工的後顧之憂，令他們樂於運用自己的設備在家工作。
智能費用管理解決方案對提升員工體驗至關重要，如企業無法協助員工解決溝通和協作上的難題，員工的工作效率或會下降，從而影響公司業績。 因此，企業應提供整套涵蓋公幹申請到費用報銷的規範流程，引導員工作出正確選擇，並完全利用人工智能及機器學習技術審核，助企業進行風險評估和預測。此外，相關的流動應用程式為遙距辦公的員工提供靈活的報銷渠道，提升員工體驗，從而加強公司凝聚力。
撰文︰SAP Concur亞太區及大中華區高級副總裁兼總經理屈安狄
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